Le partage de l’information joue un rôle clé dans le succès de tout type de projet. Cette affirmation prend tout son sens avec les projets agiles, en particulier ceux qui appliquent la méthode scrum. Cette dernière oblige en effet les équipes (marketing, IT, processus…) à briser les silos. La confiance, la transparence et la communication sont les points clés de l’approche sur lesquels buttent bien souvent les entreprises.
Des façons de travailler ancrées dans les habitudes mais contraires à l’agilité
Malgré les multiples efforts et les bonnes volontés de chacun, les vieilles habitudes demeurent tenaces et sont systématiquement ravivées surtout en temps de crise. Même au sein des projets les plus « agiles », il existe des divergences dans la façon de travailler et de communiquer entre les personnes. Par exemple, on oppose régulièrement les métiers comme l’IT vs le Marketing ou l’Expert Processus vs l’IT…Nombreuses sont les équipes qui continuent à maintenir le mail et les fichiers Excel multiples comme leurs principaux outils de collaboration; ou encore, des équipes dont les membres se perçoivent davantage comme des contributeurs indépendants bien qu’identifiés comme membres à part entière de l’équipe cœur.
L’agilité a besoin de proximité et de valeurs partagées
Rassurez-vous, cette résistance au changement est plutôt naturelle. Elle est bien souvent renforcée par la distance géographique entre participants et la volonté d’être immédiatement « efficaces » en sous-estimant les questions liées aux interactions de l’équipe. L’important en tant qu’équipe agile est de privilégier une communication directe. Il est ainsi fortement recommandé de réduire au maximum la distance géographique entre les différents membres d’un projet agile.
Ce rapprochement des métiers doit, dès le début, donner lieu à un partage de sens. La proximité doit également favoriser un renforcement du sens commun tout au long du projet et au fur et à mesure de la validation (ou non) des hypothèses. C’est cette mise en commun des valeurs qui va permettre de stimuler le dynamisme et l’efficience de l’équipe. Il est donc primordial de prendre le temps au démarrage de poser les fondamentaux : les acteurs du projet doivent définir ensemble un certain nombre de valeurs qui permettront à tous de s’investir pleinement. Ce partage de valeurs, de sens et d’objectifs devra se refléter dans l’attitude de chacun, dans les cycles de développement (Sprint), mais également dans la communication à l’extérieur de l’équipe.
Partage d’information : ne négliger ni les outils ni les cérémonies agiles
Par ailleurs, avec la méthode Scrum, il est conseillé de centraliser l’information dans un ou deux outils communs à tous pour partager une même vision de l’avancement du projet. En appliquant ces bonnes pratiques, l’équipe scrum est en mesure d’éviter l’opposition entre les objectifs du sprint versus les objectifs de chacun des métiers. Elle parvient aussi à réduire les délais de traitements des demandes ainsi que la perte d’information. Les membres de l’équipe doivent se faire confiance et prendre les bonnes habitudes et décisions pour atteindre ensemble des objectifs communs.
Pensez à mettre un point d’honneur à ce que tous participent soient assidus aux cérémonies de « daily *». Cela facilitera la communication au sein de l’équipe et donnera plus de visibilité sur les difficultés rencontrées par chacun. N’hésitez pas à fixer ensemble vos propres règles et moyens de communication. Même si l’adhésion n’est pas immédiate, restez persévérants. Demandez-vous régulièrement si tout le monde a la même compréhension de l’approche agile et du déroulement du projet. Et si ce n’est pas le cas, il est important que cela soit signalé lors des cérémonies de rétrospection. Il faudra alors réfléchir ensemble à des mesures qui vous permettront de vous améliorer en tant qu’équipe.
J’encourage les équipes qui souhaitent démarrer un projet agile à s’appuyer sur l’expertise d’un coach agile. Il saura détecter très rapidement les points d’amélioration. Il vous aidera également à réfléchir à des mesures concrètes pour parfaire le fonctionnement-même de l’équipe..
En conclusion, rappelez-vous qu’être agile, c’est avant tout se centrer sur les personnes et leurs interactions plutôt que les processus. C’est la manière dont vous allez travailler et communiquer avec les autres qui feront de votre équipe une véritable équipe agile.
*aussi appelée « daily scrum »: « mêlée » (réunion) quotidienne de 15 minutes maximum préconisées dans la méthode Scrum
