5 conseils clés pour réussir votre transfert d’activité

Les projets de transformation impliquent souvent des décisions concernant la réorganisation des services d’une entreprise pour gagner en efficacité opérationnelle. Externaliser une partie de l’activité ; fusionner des services ou encore internaliser des activités sous-traitées sont des exemples par mis d’autres. Quel que soit le format envisagé, cette décision implique systématiquement une phase importante qui est le transfert de l’activité. Lorsqu’une entreprise veut (pour des raisons techniques ou économique) réinternaliser tout ou une partie de son exploitation informatique, on parlera de plan de réversibilité. Le cédant doit permettre au repreneur la reprise de l’activité en lui transmettant les informations et le savoir-faire dont il dispose.

Le transfert d’activité est un projet sensible qui nécessite de procéder par étape et de manière méthodique. En effet, outre les composantes techniques, il met en jeu des facteurs humains et sociaux souvent sensibles. Il n’est jamais facile de mobiliser les ressources « sortantes » pour s’assurer qu’ils feront une passation efficace. C’est pourtant un critère clé de succès. Voici 5 éléments clés à prendre en compte pour réussir un transfert d’activité.

1 - Commencer par une phase d’audit pour anticiper des délais souvent courts

Les délais à respecter sont souvent restreints. Pour limiter au maximum les aléas une préparation en amont est nécessaire. Faire l’inventaire du matériel et/ou logiciels ; recenser les procédures existantes et celles inexistantes et nécessaires pour le bon déroulement de l’exploitation ; vérifier les aspects juridiques et contractuels avec le prestataire sortant (notamment autour d’une éventuelle clause de réversibilité), … Une bonne connaissance de l’environnement, du périmètre couvert par l’activité et des ressources permettra d’assurer le bon déroulement du transfert. Ainsi il sera possible de préconiser les bons leviers à mettre en œuvre.

2 - Planifier et piloter dans le temps les différentes étapes

Le pilotage et l’ordonnancement des différentes étapes facilitera le déroulement du transfert. C’est pourquoi il est vivement recommandé de nommer ou faire appel à un chef de projet en charge du pilotage et de la planification du transfert d’activité. Sa mission sera d’organiser la gouvernance du projet, définir les étapes, identifier les éléments nécessaires au bon déroulé du transfert et aussi de faire un feedback régulier sur le bon avancement du projet comme les potentiels risques.

Aussi, il est important d’anticiper les ressources humaines, matériels et logiciels nécessaires et d’organiser leur intégration au fil du transfert. Quelle sera la taille de l’équipe ? Quels seront les rôles et missions des membres de l’équipe cible ? Pour quelles organisations des locaux et des positions de travail opter ?  Quels équipements sont à ré-utiliser ou à acquérir ? … Ce sont autant de paramètres à définir et planifier.

3 - S’appuyer sur une méthode de transfert des compétences ou « knowledge transfer »

Le savoir-faire est souvent peu ou mal formalisé surtout lorsqu’il est issu de l’expérience acquise au fil du temps. Difficile donc de transférer ce savoir… Une méthode efficace pour transférer les compétences doit être basée sur l’apprentissage par l’action et un mode de travail collaboratif entre les détenteurs et les bénéficiaires du savoir-faire.

Etape 1 : La formation

Le recrutement de la nouvelle équipe peut se faire au fil de l’eau, il sera nécessaire de créer et partager un kit de formation pour accueillir les nouveaux arrivants. Il leur apportera des informations sur l’entreprise, le service et sur les principales missions qui seront confiées à chaque profil. Un volet sur les compétences métiers et techniques clés doit être partagé.

Etape 2 : Du binomage à la prise d’autonomie

« J’apprends en regardant. » (Shadowing) Cette phase permet aux nouveaux membres de l’équipe de pouvoir apprendre en regardant comment le collaborateur actuel effectue telle ou telle tâche afin de faciliter son appropriation.

« J’apprends en faisant. » (Reverse Shadowing) A l’inverse de la phase précédente, c’est le nouvel arrivant qui effectue les différentes tâches sous l’œil avisé de son binôme de l’équipe en place. Cela permet de vérifier la bonne compréhension des différentes procédures et de corriger si besoin.

« Je fais en autonomie sous contrôle » Dans cette ultime phase, la nouvelle équipe en place prend le lead pour assurer l’essentiel de l’activité sous le contrôle de l’équipe cédante qui se met en retrait. C’est la dernière étape qui formalise la fin du transfert des compétences et qui permet d’envisager la fin du transfert de l’activité.

Etape 3 : Démarrage de l’activité en service nominal

Pour faciliter la transition il faut limiter les risques sur le RUN de l’exploitation en figeant autant que possible les changements pendant la période. Par exemple, éviter de planifier des mises en production de versions majeures ou lancer des actions de mise à jour sur les serveurs.

La nouvelle équipe en place est en mesure d’assurer pleinement l’exploitation de l’activité dans son ensemble uniquement si tous les indicateurs sont « au vert » et que les risques identifiés en amont sont écartés ou maîtrisés. Il sera alors possible de prononcer la fin du transfert. L’activité est alors reprise en mode nominal. 

4 - Capitaliser et former une bibliothèque de données pour anticiper les aléas

Départ d’un membre de l’équipe, besoin de recruter pour accroître la capacité de production de l’équipe… mieux vaut s’y préparer.

Capitaliser sur les formations, procédures et autres documentations misent en place au fil de l’eau pendant le transfert d’activité.  Toutes ces informations devront être stockées pour former une base de connaissance autour de l’activité et du savoir-faire de l’équipe. Elles seront disponibles à tout moment par tous les membres de l’équipe. Les futurs changements seront appréhender plus sereinement pour garantir la pérennité de l’activité.

5 - Adopter une organisation Agile dès votre projet de transfert d’activité

Si ce n’est pas déjà le cas, il est préconisé de mettre en œuvre une approche agile de l’organisation dès le projet de transfert d’activité.

En effet, l’agilité permet de ne pas être figé dans les processus et d’être capable de s’adapter rapidement aux changements et aux imprévus. Cette approche favorise la collaboration au sein des équipes, la montée en compétences et l’amélioration en continue. Face aux changements d’organisation ou de technologies, l’agilité permet de gagner en réactivité et flexibilité.

Avec ces 5 conseils il devient possible d’aborder plus sereinement et efficacement les projets de transfert d’activité. SOFRECOM accompagne dans la mise en œuvre opérationnelle de ce type de démarche tout comme dans les réflexions de transformation d’organisation.